Szkolenia AI dla firm - dofinansowanie do 90% z KFS i BUR

W 2026 polskie firmy mogą odzyskać do 90% kosztów szkolenia AI z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) - tyle dostają mikrofirmy, pozostali do 70% - albo do 85% z regionalnych programów PSF, w których szkolenie wybiera się z Bazy Usług Rozwojowych (BUR). Kwalifikują się mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze. Trzy główne ścieżki w 2026: 1) KFS - najszybsza i najprostsza, wniosek przez powiatowy urząd pracy, termin rozpatrzenia ustala każdy PUP, do 90% dofinansowania dla mikrofirm i do 70% dla pozostałych. 2) BUR - najwyższe pułapy dla małych firm (do 85%), więcej formalności, szkolenie musi być w Bazie Usług Rozwojowych. 3) FERS i fundusze regionalne - dodatkowa opcja, szczególnie dla większych firm. Szkolenia z AI i kompetencji cyfrowych są priorytetem KFS w 2026 roku - urzędy chętnie je akceptują. Limity w 2026 zmieniły się: na jedną osobę do 200% przeciętnego wynagrodzenia rocznie (obniżone z 300%), a obok tego działa nowy roczny limit na całą firmę - od 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia przy zatrudnieniu do 9 osób. Doszedł też warunek wstępny: co najmniej 6 miesięcy opłacania składek na Fundusz Pracy przed złożeniem wniosku. Wniosek najlepiej składać w pierwszych tygodniach naboru - środki rozchodzą się szybko.

Szkolenie AI dla zespołu nie musi obciążać budżetu firmy - małej, średniej czy MŚP. W Polsce działa kilka programów, dzięki którym możesz odzyskać nawet 90% kosztów szkolenia. Problem? Informacje o tych programach są rozproszone po dziesiątkach stron urzędowych, a każde województwo ma inne zasady.

Zebraliśmy wszystko w jednym miejscu. Poniżej znajdziesz konkretny przewodnik - jakie programy istnieją, kto się kwalifikuje i jak krok po kroku złożyć wniosek o dofinansowanie szkolenia AI dla Twojej firmy.

Aktualizacja: lipiec 2026. Poprawiliśmy zasady KFS na obowiązujące od 1 stycznia 2026: limit na jedną osobę to 200% przeciętnego wynagrodzenia (wcześniej podawaliśmy 300%), a dofinansowanie wynosi do 90% dla mikrofirm i do 70% dla pozostałych. Dopisaliśmy nowy roczny limit na całą firmę oraz warunek opłacania składek na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku.

Programy dofinansowań na szkolenia AI w Polsce

Są trzy główne ścieżki, z których może skorzystać firma szukająca dofinansowania na szkolenie z AI. Każda ma inne zasady, inne limity i inną drogę aplikowania:

KFS (Krajowy Fundusz Szkoleniowy) to najszybsza i najprostsza ścieżka. Dostępna dla firm każdej wielkości, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych. BUR daje najwyższe dofinansowania dla małych firm, ale wymaga więcej formalności. FERS to dodatkowa opcja, szczególnie dla dużych firm, które nie kwalifikują się do BUR.

KFS - najszybsza ścieżka do dofinansowania

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to pieniądze z Funduszu Pracy, rozdzielane przez Powiatowe Urzędy Pracy. Nie musisz być MŚP - korzystają z niego firmy każdej wielkości, od jednoosobowych działalności po korporacje.

Ile możesz odzyskać

• Mikrofirmy (do 9 pracowników) - do 90% kosztów szkolenia, wkład własny tylko 10%
• Pozostałe firmy - do 70% kosztów szkolenia, wkład własny 30%

Limit na pracownika jest powiązany z przeciętnym wynagrodzeniem - co roku się zmienia, ale w praktyce pozwala sfinansować nawet kilkudniowe intensywne szkolenie AI. Firma ma też roczny limit zależny od liczby pracowników.

Kto się kwalifikuje

• Firmy z pracownikami na umowę o pracę lub zlecenie
• Jednoosobowe działalności gospodarcze (od 2026 - nawet bez pracowników)
• Duże firmy - tak, KFS nie jest ograniczony do MŚP
• Niemal każda branża - brak restrykcyjnych wyłączeń sektorowych

Jakie szkolenia AI się kwalifikują

Praktycznie każde szkolenie z AI powiązane z pracą uczestnika:

• ChatGPT, Copilot, Gemini w pracy biurowej
• Prompt engineering i techniki promptowania
• Automatyzacja procesów (Make, Zapier, No-Code)
• AI w marketingu, sprzedaży, HR, obsłudze klienta
• Analiza danych z wykorzystaniem AI
• Wdrażanie AI w organizacji, zarządzanie projektami AI

Forma nie ma znaczenia - stacjonarnie, online lub hybrydowo. Jedyny warunek: dostawca szkolenia musi być wpisany do Bazy Usług Rozwojowych (BUR). To obowiązkowy wymóg od 2026 roku.

BUR i fundusze regionalne - do 85% dla MŚP

Baza Usług Rozwojowych to system PARP, przez który przepływają środki z funduszy europejskich na szkolenia. Mechanizm jest prosty: firma wybiera szkolenie z katalogu BUR, a operator regionalny refunduje część kosztów.

Jak to działa

Każde województwo ma własnych operatorów - to fundacje, agencje rozwoju lub stowarzyszenia, które zarządzają pulą pieniędzy na szkolenia. Poziom dofinansowania i limity różnią się między regionami. Aktualne nabory w swoim województwie sprawdzisz na uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

Baza Usług Rozwojowych jest dostępna dla wszystkich, ale większość regionalnych programów PSF, w których dofinansowanie rozlicza się przez BUR, jest tylko dla MŚP. Duże firmy mogą skorzystać z KFS (dostawca nadal musi mieć wpis w BUR) albo z naborów obejmujących duże przedsiębiorstwa, np. Akademii HR. Sprawdź regulamin konkretnego naboru.

Przykłady z regionów

• Mazowieckie - w 2026 dwa projekty WUP w Warszawie: 50% kosztu usługi w Warszawie i 9 okolicznych powiatach (do 4 250 zł na uczestnika) i 85% w pozostałej części województwa (do 9 605 zł na uczestnika), źródło: Urząd Pracy m.st. Warszawy, stan na 14.08.2026
• Śląskie - PSF z dofinansowaniem do 80%, z dodatkowym bonusem za szkolenia cyfrowe
• Małopolskie - bony rozwojowe, dofinansowanie do 80% na kompetencje cyfrowe

Aktualne nabory i operatorów dla Twojego województwa sprawdzisz na uslugirozwojowe.parp.gov.pl w zakładce "Dofinansowanie".

FERS - opcja dla dużych firm

Akademia HR to program z Funduszy Europejskich dla Rozwoju Społecznego. Obejmuje kompetencje kadr HR opisane przez PARP, w tym wykorzystanie narzędzi i systemów cyfrowych w HR. Ważne: duże firmy też mogą korzystać - to jeden z nielicznych programów bez ograniczenia do MŚP. Dofinansowanie do 80%, wkład własny od 20%.

Krok po kroku - jak złożyć wniosek

Najprostsza ścieżka to KFS przez Powiatowy Urząd Pracy. Oto jak wygląda proces:

1. Sprawdź nabory w swoim PUP - każdy urząd ogłasza terminy osobno, zazwyczaj w pierwszym kwartale roku. Monitoruj stronę swojego PUP lub zadzwoń
2. Wybierz szkolenie AI w BUR - wejdź na uslugirozwojowe.parp.gov.pl i znajdź szkolenie, które pasuje do potrzeb Twojej firmy. Dostawca musi mieć aktywny wpis
3. Złóż wniosek elektronicznie - przez portal praca.gov.pl, formularz PSZ-KFS. Załącz program szkolenia i dokumenty dotyczące pomocy de minimis, a koszty i dane uczestników wpisz we wniosku
4. Czekaj na decyzję - termin rozpatrzenia podaje Twój PUP w ogłoszeniu o naborze
5. Podpisz umowę i zrealizuj szkolenie - po pozytywnej decyzji podpisujesz umowę z PUP, realizujesz szkolenie i zbierasz dokumenty
6. Rozlicz się - dostarcz faktury, listy obecności i certyfikaty ukończenia. PUP zwraca dofinansowaną kwotę

Najczęstsze pytania

Czy mała firma może dostać dofinansowanie na szkolenie z AI?

Tak. W 2026 Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) pokrywa do 90% kosztów szkolenia AI w mikrofirmach i do 70% w pozostałych firmach. Regionalne programy PSF, w których szkolenie wybierasz z Bazy Usług Rozwojowych (BUR), dają do 85%, zależnie od województwa. Jednoosobowe działalności gospodarcze również się kwalifikują.

Jak długo trwa proces uzyskania dofinansowania na szkolenie AI?

Przez KFS termin rozpatrzenia wniosku ustala każdy PUP w ogłoszeniu o naborze - w 2026 zwykle od 30 dni roboczych do 60 dni od zakończenia naboru. Szkolenie można zacząć dopiero po podpisaniu umowy z PUP, więc licz na 2-3 miesiące od złożenia wniosku. Przez BUR (PSF) czas zależy od operatora i regulaminu naboru. Przykład z 2026: w projekcie WUP Warszawa dla Mazowsza (1/RMR/2026) operator weryfikuje wniosek do 15 dni roboczych od zakończenia naboru, potem masz 5 dni roboczych na podpisanie umowy, a ID wsparcia dostajesz po jej podpisaniu.

Jakie szkolenia AI kwalifikują się do dofinansowania?

Kwalifikują się szkolenia z ChatGPT i narzędzi AI, prompt engineeringu, automatyzacji procesów, AI w marketingu i sprzedaży, analizy danych z AI oraz wdrażania AI w organizacji. Warunek: szkolenie musi być zarejestrowane w Bazie Usług Rozwojowych (BUR).

Ile pieniędzy można odzyskać z KFS na szkolenie AI?

Mikrofirmy (do 9 osób) mogą odzyskać do 90% kosztów szkolenia, a pozostałe firmy do 70%. Limit na osobę w 2026 to 200% przeciętnego wynagrodzenia - obniżony z 300%. Doszedł też roczny limit na całą firmę: 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia przy zatrudnieniu do 9 osób, 8-krotność przy 10-49, 12-krotność przy 50-249 i 14-krotność powyżej 249. Warunek wstępny: co najmniej 6 miesięcy opłacania składek na Fundusz Pracy przed złożeniem wniosku. Dofinansowanie z KFS obejmuje koszt szkolenia i ewentualnego egzaminu potwierdzającego nabyte umiejętności, a także studia podyplomowe, wymagane badania lekarskie i psychologiczne oraz ubezpieczenie NNW (art. 125 ust. 11 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Materiały szkoleniowe są finansowane tylko wtedy, gdy wchodzą w cenę usługi szkoleniowej.

Co to jest BUR i jak pomaga w dofinansowaniu?

BUR (Baza Usług Rozwojowych) to platforma PARP, gdzie zarejestrowane są certyfikowane szkolenia. Firmy z sektora MŚP mogą przez BUR uzyskać w 2026 dofinansowanie do 85% kosztów szkolenia (np. PSF Mazowsze), zależnie od województwa, z funduszy regionalnych lub europejskich (FERS). Szkolenie AI musi być wpisane do BUR.

Czy jednoosobowa działalność może dostać dofinansowanie?

Tak. JDG kwalifikują się do KFS jako mikroprzedsiębiorstwa. Możesz sfinansować szkolenie dla siebie jako właściciela. Wniosek składasz do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby firmy. Termin rozpatrzenia wniosku podaje PUP w ogłoszeniu o naborze.

Jakie dokumenty potrzeba do wniosku o dofinansowanie?

Do wniosku KFS dołączasz: program szkolenia, wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie (jeśli nie wynika z przepisów), zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis wraz z informacjami wymaganymi przy pomocy de minimis oraz - tylko gdy firma nie ma wpisu do KRS/CEIDG - dokument potwierdzający formę prawną. Koszty, dane uczestników i uzasadnienie wpisujesz w samym wniosku. Warto skontaktować się z PUP przed złożeniem, bo wymagania różnią się między powiatami.

Jeśli chcesz wiedzieć ile kosztuje wdrożenie AI w firmie, przeczytaj nasz przewodnik po kosztach AI. A jeśli zastanawiasz się czym jest agent AI, sprawdź kompletny przewodnik po agentach AI dla firm.